Regime de IVA de Caixa

Tendo em vista a melhoria das condições de tesouraria das entidades Portuguesas, o Governo publicou o Decreto-Lei nº 71/2013, de 30 de maio, para vigorar a partir do último trimestre de 2013. Assim, foi introduzido um novo Regime de IVA de Caixa, aplicado com carácter opcional, podendo ser aproveitado pelos sujeitos passivos de IVA que cumpram os requisitos legais. No entanto, a complexidade de operacionalização deste regime, os sujeitos passivos devem possuir uma ferramenta de gestão eficaz, que facilmente comunique os elementos dos documentos de suporte à AT, integre os registos na contabilidade, de acordo com as necessidades do regime, e prepare as declarações fiscais do IVA, de forma a assegurar um controlo rigoroso sobre a situação do IVA em cada período.

Dada a importância que o Regime de Contabilidade de Caixa, a CentralGest disponibiliza este documento, com o objetivo de esclarecer as seguintes áreas de fundamentais:

• Legislação;
• Software de gestão;
• Classificação contabilística em RIC.

Os seguintes diplomas legais foram a fonte da informação contida neste documento:

• Decreto-Lei n.º 71/2013 (aprova o RIC e altera o Código do IVA (CIVA);
• Ofício Circulado nº 30150/2013 (esclarecimento);
• Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto;
• Lei Geral Tributária (LGT).

O Governo estima que este diploma possa abranger até 85% do tecido empresarial português e ainda um número significativo de sujeitos passivos titulares de rendimentos empresariais e profissionais.

A opção pelo Regime de IVA de Caixa visa atingir os seguintes pontos:

• Diminuir o impacto negativo na tesouraria das empresas e restantes entidades, consequência do alargamento de prazos de recebimentos e da ocorrência de créditos de cobrança duvidosa;
• Diminuir os gastos financeiros associados à entrega do IVA ao Estado antes do recebimento.

O RIC entra em vigor a partir de 1 de outubro de 2013.

Com aprovação do Decreto-Lei nº 71/2013, de 30 de maio foram revogados os anteriores regimes de IVA de caixa:

• Regime Especial de exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado dos serviços de Transporte Rodoviário Nacional de Mercadorias;
• Regime especial de Exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado nas Empreitadas e Subempreitadas de Obras Públicas;
• Regime Especial de Exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado nas Entregas de Bens às Cooperativas Agrícolas.

O regime de IVA de caixa ou também designado por regime de contabilidade de caixa vem possibilitar a exigibilidade da liquidação do IVA, no momento do recebimento total ou parcial das faturas emitidas aos clientes, embora adie o direito à dedução do imposto até ao momento do pagamento aos respetivos fornecedores.

As vantagens de optar pelo regime de IVA de caixa (RIC) estão relacionadas com o adiar da saída de dinheiro da Entidade para o Estado. No entanto, estas vantagens, são tanto maiores se o sujeito passivo exercer operações não excluídas, e se habitualmente apurar IVA a pagar ao Estado. Em resumo, as vantagens do RIC são as seguintes:

• O IVA é liquidado no momento do recebimento do preço acordado com cliente, no máximo até ao 12º mês posterior à data de emissão da fatura;
• No caso de recebimentos parciais, o IVA é liquidado aplicando a taxa de IVA da operação apenas ao valor efetivamente recebido, não sendo exigida de imediato a totalidade de liquidação do imposto;
• As Entidades pagam o IVA com o dinheiro entregue pelo cliente, não necessitando por isso de alocar recursos financeiros próprios ou de entidades financeiras;
• Dado que não há necessidade de financiamento para entregar antecipadamente o IVA liquidado ao Estado é possível que algumas Entidades consigam reduzir os gastos de financiamento.

O enquadramento no RIC tem algumas desvantagens (limitações), nomeadamente as seguintes:

• Não permite deduzir o IVA de uma compra, de imediato pela fatura, sendo apenas possível efetuar esta dedução após o pagamento ao fornecedor, ou no 12º mês posterior à data de emissão da fatura de compra, caso o pagamento não tenha ainda ocorrido;
• Maior complexidade da classificação contabilística;
• A contabilidade tem de distinguir as operações sujeitas ao RIC e ao regime normal;
• A exigibilidade do IVA no 12º mês posterior à data de emissão da fatura, obriga a um sistema de controlo rigoroso, sendo fundamental a utilização de software, no caso em que existam muitas operações nos termos do RIC;
• Custos de atualização do software, com a alteração do ficheiro SAFT (comunicação dos recibos à AT) e do layout dos documentos de suporte, tais como, faturas e recibos;
• Não se aplica às operações efetuadas a consumidores finais, embora na prática possam existir recebimentos a crédito;
• Após a opção o sujeito passivo é obrigado a permanecer neste regime pelo menos 2 anos civis consecutivos;
• Obrigatoriedade de emitir um documento retificativo da fatura a indicar que o RIC deixou de ser aplicável à operação correspondente, sempre que a exigibilidade ocorra no 12º mês após a data de emissão da fatura, quando ocorra a cessação de inscrição no regime ou a cessação de atividade.

Não. Este regime é facultativo, sendo apenas aplicável para os sujeitos passivos que reúnam os requisitos exigidos.

Para optar pelo RIC os sujeitos passivos de IVA, têm de reunir os seguintes requisitos:

• Não ultrapassem no ano civil anterior, um volume de negócios de 500.000€;
• Não exerçam em exclusivo as atividades previstas no artigo 9º do CIVA;
• Não estejam abrangidos pelo regime de isenção do artigo 53º do CIVA;
• Não estejam no regime dos pequenos retalhistas do artigo 60º do CIVA;
• Estejam registados para efeitos de IVA há pelo menos 12 meses;
• Sujeitos passivos cuja situação tributária, se encontre regularizada nos termos do CPPT e sem obrigações declarativas em falta.

Os sujeitos passivos de IVA enquadrados nos regimes de exigibilidade de caixa revogados, podem exercer a opção pelo regime desde que reúnam os requisitos exigidos.

Os sujeitos passivos podem optar com recuros às seguintes vias:

• Por via eletrónica, no portal das finanças;
• No caso das entidades com contabilidade organizada, esta opção tem de ser exercida pelo respetivo TOC;

A opção é exercida pelos sujeitos passivos até às seguintes datas:

• Ano de 2013: Até 30 de setembro (produz efeitos a partir do dia 1 de outubro de 2013);
• Ano de 2014 e seguintes: Até 31 de outubro de cada ano (mas só produz efeitos a partir do dia 1 de janeiro do ano seguinte);

A permanência é obrigatória pelo menos durante 2 anos civis consecutivos.

A mudança tem as seguintes regras:

• Terminado os 2 anos civis consecutivos no RIC, deverá comunicar a opção pelo regime geral à AT;
• Após os 2 anos civis consecutivos, a opção pode ser efetuada em qualquer mês seguinte (produz efeitos no período de imposto seguinte ao da comunicação);
• A comunicação é efetuada por via eletrónica no portal das finanças;

No caso de reingresso a permanência mínima é de 2 anos civis consecutivos.

Para que as operações estejam enquadradas neste regime, os destinatários têm de ser sujeitos passivos. Assim, ficam abrangidas todas as transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas pelos sujeitos passivos de IVA, com exceção das indicadas no ponto seguinte.

Este regime opcional exclui as seguintes operações:

• Operações relacionadas com importação, exportação e atividades conexas, previstas nos artigos, 13º, 14º e 15º do CIVA;
• Transmissões e aquisições intracomunitárias de bens e operações assimiladas do RITI;
• Prestações intracomunitárias de serviços;
• Operações em que o adquirente seja o devedor do imposto;
• Operações entre sujeitos passivos com relações especiais, previstas n.ºs 10 e 12 do artigo 16º do CIVA.

As operações efetuadas pelo sujeito passivo para o consumidor final, não estão abrangidas pelo regime de IVA de caixa, dado que se considera que o recebimento é a pronto pagamento.

Embora seja necessário efetuar a opção, muitos dos sujeitos passivos poderão ter operações que estão sujeitas às regras do Regime Geral do IVA (identificadas no ponto 2.10) e outras no Regime de IVA de caixa.

Neste regime a exigibilidade do IVA pode ocorrer em momentos distintos:

• É exigível no momento do recebimento total ou parcial, pelo montante recebido;
• Quando o recebimento precede o momento da realização das operações tributáveis;
• No 12.º mês posterior à data de emissão da fatura;
• No período seguinte à comunicação de cessação da inscrição no regime nos termos do artigo 5º do Regime de IVA de caixa;
• No período correspondente à entrega da declaração de cessação da atividade a que se refere o artigo 33º do CIVA, nos casos previstos no artigo 34º do mesmo diploma.

O adquirente (cliente) abrangido pelo regime de IVA de caixa, só pode usufruir do direito à dedução do IVA, mediante o cumprimento das seguintes regras:

• Só é possível deduzir o IVA se possuir documento comprovativo de pagamento (fatura-recibo ou recibo);
• O documento comprovativo de suporte tem de conter todos os elementos previstos do artigo 6º;
• Nos termos deste regime, a dedução do IVA é efetuada na declaração do período ou do período seguinte, no entanto, o Código do IVA refere que o direito à dedução pode ser exercido até ao decurso de 4 anos após o seu nascimento (artigo 98º CIVA).

O sujeito passivo deve deduzir o imposto, mesmo quando não tenha ocorrido o pagamento:

• No período de imposto correspondente ao 12.º mês posterior à data de emissão da fatura;
• No período de imposto seguinte à comunicação de cessação da inscrição no regime;
• No período de imposto em que é entregue a declaração de cessação da atividade;
• As regularizações de IVA relativas a créditos incobráveis ou de cobrança duvidosa (nºs 7 e 8 do artigo nº 78 e alínea b) do n.º 2 e no nº do artigo 78º-A do CIVA), no entanto, só são deduzidas, depois de verificada a exigibilidade do imposto, no 12º mês posterior à data de emissão da fatura.

Mesmo que o adquirente (cliente) não esteja abrangido pelo regime, usufrui do direito à dedução do IVA, de acordo com as seguintes regras:

• Podem exercer o direito à dedução com base na fatura emitida nos termos dos artigos 36º ou 40º do CIVA, e de acordo com o n.º1 do artigo 6º do regime de IVA de caixa;
• A dedução efetuada na declaração do período ou seguinte;
• Ainda que a fatura não se encontre paga.

A cessação pode ocorrer por duas das seguintes vias:

• Por iniciativa do sujeito passivo;
• Oficiosamente por iniciativa da AT.

Com o crescimento do negócio o sujeito passivo pode ficar excluído do regime, pelo que:

• Tem de passar para o regime geral (cessação do regime de IVA de caixa), devendo comunicar à AT, por via eletrónica, no portal das finanças;
• A mudança é ainda obrigatória sempre que o sujeito passivo passe a efetuar exclusivamente operações excluídas pelo n.º2 do artigo 1º, tais como, importações, exportações e atividades conexas, transmissões e aquisições intracomunitárias, prestações intracomunitárias de serviços, operações quando o adquirente seja o devedor do imposto e ainda operações em que existem relações especiais entre os sujeitos passivos.
• No caso das entidades com contabilidade organizada, a exclusão do regime é efetuada pelo respetivo TOC.

A Autoridade Tributária (AT) pode oficiosamente cessar o regime de IVA de caixa, sempre que o sujeito passivo passe a exercer em exclusivo as seguintes operações:

• Operações do artigo 9º do CIVA;
• Operações do artigo 53º do CIVA (regime de isenção);
• Operações do artigo 60º do CIVA (regime dos pequenos retalhistas).

Além disso, a AT pode efetuar a cessão nos seguintes casos:

• Sempre que o sujeito passivo não tiver a situação tributária regularizada, nos termos do CPPT;
• Sempre que existirem indícios que a utilização do regime de IVA de caixa pelo sujeito passivo é indevida ou fraudulenta.

A cessação oficiosa é sempre precedida de audição prévia do interessado, cabendo recurso hierárquico da decisão definitiva.

A cessação do regime de IVA de caixa produz efeitos no período seguinte ao da comunicação.

A cessação do regime de IVA de caixa produz efeitos de forma imediata.

Poderá optar desde que tenha decorrido mais de um ano a partir do momento em que regularizou a situação.

O processamento dos documentos nos termos deste regime tem as seguintes exigências:

• As faturas e faturas simplificadas passam a ter a menção «IVA – regime de caixa»;
• As faturas e faturas simplificadas são emitidas numa séria especial;
• Pelo montante recebido é obrigatória a emissão de um recibo.

Com esta legislação o recibo ganha uma relevância adicional, dado que este suporta a liquidação do IVA, assim sendo, tem de conter os seguintes elementos:

• Data de emissão (deve coincidir com a data de pagamento da fatura ou do pagamento antecipado);
• Numeração sequencialmente;
• Preço líquido de imposto;
• Taxa ou taxas de IVA aplicáveis;
• Montante do imposto liquidado;
• NIF do emitente;
• NIF do adquirente;
• Identificação da fatura ou faturas a que respeita o pagamento (número e série);
• Menção «IVA – regime de caixa».

O recibo emitido pelo “Fornecedor” (transmitente/prestador) a pedido do “Cliente” (adquirente), ambos enquadrados no regime de IVA de caixa, deve conter os mesmos elementos acima descritos.

Nos termos deste regime, o recibo tem de estar impresso em 2 vias, o original para o adquirente e o duplicado para o arquivo.

Sim. O procedimento de comunicação dos recibos à AT é semelhante ao já efetuado para as faturas (artigo 3º do Decreto-Lei nº 198/2012).

O regime de IVA de caixa ou regime de contabilidade de caixa obriga a que os registos contabilísticos identifiquem os seguintes elementos:

• Valor líquido de imposto, das transmissões de bens e das prestações de serviços;
• Montante e data dos recebimentos;
• Valor do IVA exigível;
• Valor do IVA ainda não exigível;
• Montantes recebidos e o imposto correspondente, devido em cada período;
• Cálculo do imposto devido, respeitante às faturas que ainda não foram pagas;
• No caso de aquisições, os registos devem evidenciar o montante e a data dos pagamentos de cada aquisição.

O documento retificativo da fatura é processado sempre que ocorre um dos seguintes casos:

• Sempre que a exigibilidade do IVA ocorra no 12º mês após a data de emissão da fatura;
• No período seguinte à comunicação da cessação de inscrição neste regime;
• No período de imposto em que é entregue a declaração de cessação de atividade.

Os documentos retificativos que o sujeito passivo tem de processar são os seguintes:

• Guias ou notas de devolução;
• Outros documentos (nos termos do nº 6 artigo 36º do CIVA);

O documento retificativo tem de indicar que o RIC deixou de ser aplicável e qual a fatura que está a ser retificada.

As principais modificações que a software house tem de realizar na área comercial, financeira e de tesouraria são as seguintes:

• Adaptação da estrutura do ficheiro SAFT (Portaria nº 274/2013), por forma a comunicar os Recibos processados, nos termos do Regime de IVA de Caixa;
• Os documentos de suporte devem conter a menção «IVA – Regime de caixa»;
• Quando as soluções de Gestão Comercial e Contabilidade estiverem integradas, é necessário utilizar condições especiais de integração que permitam efetuar automaticamente os lançamentos contabilísticos relacionados com os documentos processados.

Na área de contabilidade e declarações fiscais do IVA, os sistemas informáticos devem automatizar o trabalho de registo contabilístico e efetuar o controlo da liquidação e dedução do IVA para os respetivos períodos, devendo ainda ter em atenção aos seguintes aspectos:

• A declaração periódica de IVA incluirá o valor do IVA liquidado no período em que ocorrer os respetivos recebimentos dos clientes;
• A declaração periódica de IVA incluirá o valor IVA dedutível no período em que ocorrer os respetivos pagamentos a fornecedores;
• As regularizações de IVA a favor do estado e/ou da empresa, a ocorrer por exigência do Regime de IVA de caixa, também serão incluídos na respetiva declaração periódica de IVA;
• O software de contabilidade deve evidenciar as situações de IVA com impacto no Anexo L da IES/DA;
• O sistema necessita de providenciar uma solução de gestão mensal ou trimestral, que identifique separadamente os montantes das bases tributáveis e do imposto a liquidar, a deduzir e a regularizar, de modo, a que o utilizador consiga identificar facilmente as faturas que se encontram no 12º mês posterior à data de emissão e que ainda não foram pagas e/ou recebidas (liquidadas);
• Lançar automaticamente os registos contabilísticos dos documentos identificados, e por sua vez, realizar o correspondente preenchimento da declaração periódica de IVA e Anexo L;
• Identificar a data de entrada e cessação neste regime, por forma atenuar possíveis impactos fiscais.

Com o objetivo de auxiliar os Técnicos Oficias de Contas, sugerimos uma hipótese de classificação por cada um dos tipos de operações, deixando a ideia que existem outras opções de classificação, e ainda que o software de gestão que utilizar deve estar preparado para controlar e efetuar estes registos automaticamente.

Assim, para que a contabilidade cumpra os requisitos legais exigidos, a classificação dos lançamentos contabilísticos poderão ser os seguintes:

Prestação de um serviço do sujeito passivo fornecedor (em RIC) a outro sujeito passivo cliente (independentemente do seu regime de IVA), com valor de 1.000€ + IVA (à taxa normal de 23%).

• Débito da conta 21111xxx – Cliente xxx, pelo valor de 1.230 euros;
• Crédito da conta 721XX – Prestação de serviços em RIC à taxa normal, com valor de 1.000 euros;
• Crédito da conta 243103xx – IVA a liquidar em RIC à taxa normal, em 230 euros.

O fornecedor (em RIC) emitiu uma nota de crédito relativa à fatura da prestação de serviços no valor de 200 euros +IVA.

• Crédito da conta 21111xxx – Cliente xxx, no montante de 246 euros;
• Débito da conta 728XX – PS – Descontos e abatimentos em RIC à taxa normal, pelo valor de 200 euros;
• Débito da conta 2431043xx – IVA a regularizar a favor da empresa em RIC à taxa normal, com valor de 46 euros.

Decorridos 3 meses após a data de emissão da fatura, o cliente pagou por cheque ao fornecedor a totalidade do preço da fatura deduzida pela nota de crédito, 800€ + IVA, e este emitiu o correspondente recibo.

Para que a contabilidade cumpra os requisitos legais estabelecidos, a classificação dos lançamentos poderão ser os seguintes:

Recebimento da fatura:

• Crédito da conta 21111xxx – Cliente xxx, no montante de 1230 euros.

Anulação da suspensão de liquidação em RIC:

• Débito da conta 721XX – Venda em RIC à taxa normal, pelo valor de 1.000 euros;
• Débito da conta 243103XX – IVA a liquidar em RIC à taxa normal, em 230 euros.

Liquidação definitiva de IVA:

• Crédito da conta 721XY – Venda à taxa normal, pelo montante de 1.000 euros;
• Crédito da conta 2433XY – IVA liquidado à taxa normal, em 230 euros.

“Abatimento” da nota de crédito:

• Débito da conta 21111xxx – Cliente xxx, no montante de 246 euros;

Anulação da suspensão da regularização em RIC:

• Crédito da conta 728XX – PS – Descontos e abatimentos em RIC à taxa normal, por 200 euros;
• Crédito da conta 2431043xx – IVA a liquidar em RIC à taxa normal, em 46 euros.

Regularização definitiva de IVA a favor da empresa:

• Débito da conta 728XY – PS – Descontos e abatimentos à taxa normal, com o valor de 200 euros;
• Débito da conta 2434XY – IVA a regularizações a favor da empresa à taxa normal, em 46 euros.

Valor do cheque recebido:

• Débito da conta 12 – Depósitos à Ordem, pelo total recebido 984 euros.

Aquisição de mercadorias a um sujeito passivo fornecedor (que emitiu a fatura de acordo com o regime de IVA de caixa, mas que até poderia nem estar no RIC) por um sujeito passivo cliente (enquadrado no regime de IVA de caixa), sendo o valor de 1.000€ + IVA (à taxa normal de 23%).

• Débito da conta 311XX – Compra de mercadorias em RIC à taxa normal, com valor de 1.000 euros;
• Débito da conta 243102XX – IVA a deduzir em RIC à taxa normal, em 230 euros.
• Crédito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, pelo valor de 1.230 euros;

O fornecedor (transmitente) emitiu uma nota de crédito relativa à fatura com o montante de 200 euros + IVA.

• Débito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, no montante de 246 euros;
• Crédito da conta 3181XX – Descontos e abatimentos em compras em RIC à taxa normal, pelo valor de 200 euros;
• Crédito da conta 243104XX – IVA a regularizar a favor do Estado em RIC à taxa normal, com valor de 46 euros.

Após 3 meses da data de emissão da fatura, o cliente pagou parcialmente a dívida no valor de 400 euros + IVA. Por acordo, com o fornecedor ficou decidido deduzir o valor da nota de crédito, ficando por pagar apenas 400 euros + IVA. O cliente solicitou o recibo nos termos do regime de IVA de caixa.

• Débito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, no montante de 246 euros;
• Crédito da conta 3181XX – Descontos e abatimentos em compras em RIC à taxa normal, pelo valor de 200 euros;
• Crédito da conta 243104XX – IVA a regularizar a favor do Estado em RIC à taxa normal, com valor de 46 euros.

Pagamento parcial da fatura:

• Débito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, no montante de 738 euros.

Anulação da suspensão de dedução de IVA em RIC:

• Crédito da conta 311XX – Compra de mercadorias em RIC à taxa normal, pelo valor de 600 euros;
• Crédito da conta 243102xxx – IVA a deduzir em RIC à taxa normal, em 138 euros.

Dedução definitiva de IVA:

• Débito da conta 311XY – Compra de mercadorias à taxa normal, de montante igual a 600 euros;
• Débito da conta 2432XY – IVA dedutível à taxa normal, pelo valor de 138 euros.

“Pagamento” da nota de crédito:

• Crédito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, no montante de 246 euros.

Anulação da suspensão da regularização em RIC:

• Crédito da conta 3181XY – Descontos e abatimentos em compras à taxa normal, com o valor de 200 euros;
• Crédito da conta 2434XY – IVA a regularizações a favor do Estado à taxa normal, em 46 euros.

Regularização definitiva de IVA a favor do Estado:

• Débito da conta 3181XX – Descontos e abatimentos em compras à taxa normal, por 200 euros;
• Débito da conta 243104X – IVA a regularizar a favor do Estado em RIC à taxa normal, em 46 euros.

Valor do cheque de pagamento:

• Crédito da conta 12 – Depósitos à Ordem, por 492 euros.

O cliente ainda não pagou o restante da dívida, no entanto, o regime de IVA de caixa refere que no 12º mês posterior à data de emissão da fatura, o adquirente pode exercer o direito à dedução do IVA. O valor em dívida ao fornecedor é de 400 euros + IVA.

• Crédito da conta 311XX – Compra de mercadorias em RIC à taxa normal, com valor de 400 euros;
• Crédito da conta 243102XX – IVA a deduzir em RIC à taxa normal, de valor igual a 92 euros;
• Débito da conta 311XY – Compra de mercadorias à taxa normal, com valor de 400 euros;
• Débito da conta 2432XY – IVA a deduzir à taxa normal, de valor igual a 92 euros.

O cliente pagou ao fornecedor o valor que ainda estava em dívida de 400 euros + IVA.

• Débito da conta 2211xxx – Fornecedor xxx, pelo valor de 492 euros;
• Crédito da conta 12 – Depósitos à Ordem, pelo valor do pagamento 492 euros.