Certificação do Software de Faturação

Alteração na certificação dos programas de faturação em Portugal

Despacho nº 8632/2014

A Autoridade Tributária e Aduaneira através do Despacho n.º 8632/2014, publicado em Diário da República no dia 3 de julho, veio definir e esclarecer os seguintes aspetos relativos aos programas de faturação:

1. Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação;
2. Processo de identificação (assinatura) dos documentos e subsequente gravação nas bases de dados;
3. Outros requisitos a observar pela aplicação.

Dada a extensão e complexidade técnica do documento, assinalámos somente algumas das exigências mais importantes:

1. Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação:

• "Os programas informáticos de faturação devem assinar quaisquer documentos emitidos com eficácia externa, com a excepção dos recibos", nomeadamente, todos aqueles documentos suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência da entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, como por exemplo, as consultas de mesa.
• Todos os documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de fatura, devem conter a expressão "Este documento não serve de fatura";
• Os documentos emitidos por programas de faturação utilizados em modo de formação, devem possuir uma séria específica para o efeito, e conter a expressão "Documento emitido para fins de Formação";
• Se uma série de faturação for descontinuada, então aplicação deve inibir a sua utilização e impossibilitar sejam apagadas as informações relativas a esta série;
• Os documentos em estado de preparação ou de pré-visualização não podem ser impressos.

2. Processo de identificação (assinatura) dos documentos e subsequente gravação nas bases de dados:

• Os documentos sujeitos à assinatura só poderão ser impressos, depois de devidamente identificados;
• Os recibos devem conter obrigatoriamente a expressão "Emitido por programa certificado n.º < Número do certificado atribuído pela AT/AT >";
• Sempre que o cliente não faculte a sua identificação, a linha correspondente ao NIF deverá ser inutilizada, ou conter a expressão "Consumidor final";
• Salvo nos casos mencionados neste diploma, os documentos impressos não podem conter valores negativos;
• A impressão de uma 2ª via deve conter qualquer menção que indique que não se trata de um documento original;
• O processamento de documentos manuais, previstos para o caso de inoperacionalidade do software, devem posteriormente ser inseridos no sistema informático certificado, numa série específica de recuperação, conter assinatura de certificação e ser impresso, devendo ser incluída também a data do documento manual de origem;
• O utilizador não poderá ter a faculdade de definir quais os documentos passíveis de serem exportados para o SAF-T (PT).

3.1 Outros requisitos a observar pela aplicação:

• No primeiro acesso do utilizador ao programa, é obrigatória a modificação da senha (password);
• A nova senha não pode ser vazia e o administrador do sistema não a poderá conhecer ou a visualizar;
• Deve ser implementada uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória.

3.2 O software de faturação não pode permitir:

• Ao utilizador definir quais os tipos de documentos que são assinados e ou exportáveis para o SAF-T (PT);
• Alterar o NIF numa ficha de cliente já existente e ao qual esteja associados documentos já emitidos;
• Alterar o Nome na ficha do cliente já existente e com documentos emitidos, quando este não tenha fornecido o NIF;
• Modificar um ficha de artigos (produtos) já existente e com a qual se relacionem documentos emitidos;
• Criar notas de crédito relativas a documentos anteriormente anulados ou já retificados;
• Anular um documento sobre o qual já tenha sido emitido um documento retificativo.

3.3 O programa de faturação deve alertar o utilizador quando:

• Algum dos campos obrigatórios do SAF-T (PT) não for preenchido durante o processamento do documento;
• Não seja preenchido algum dos campos relativos ao cliente, produto, taxas de impostos e motivos de isenção;
• A data de emissão do documento for superior à data atual ou do sistema;
• A data do documento a emitir, for inferior à data existente na mesma série de faturação.